TIETOSUOJASELOSTE
1. Miksi meillä on tietosuojaseloste?
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä tietoa keräämme Legalbuddyn käyttäjistä, mihin käytämme kerättyjä tietoja ja kuinka tiedot ovat suojattu.
Tämä tietosuojaseloste koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä, kun:
annat henkilötietoja palveluidemme käytön yhteydessä
annat henkilötietoja kommenttien tai asiakastyytyväisyyskyselyiden yhteydessä
2. Kuka on rekisterinpitäjä?
Administer Oyj ("Yhtiö")
Y-tunnus 0593027–4
Konepajankuja 3
00510 Helsinki
3. Määritelmät
Henkilötieto
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikenlaisia tietoja, jotka suoraan tai epäsuorasti voidaan yhdistää luonnolliseen henkilöön. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Henkilötietojen käsittely
Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan kaikkea henkilötietoihin kohdistuvaa toimintaa, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, säilyttämistä, käyttöä ja luovuttamista.
4. Käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja säilytysaika
Henkilötietojasi käytetään palvelujemme toimittamiseen tai sellaisten sähköpostien lähettämiseen, jotka sisältävät olennaista, palveluun liittyvää tietoa. Mikäli et ole kirjallisesti vastustanut markkinointia, voimme käyttää henkilötietojasi myös markkina- ja asiakasanalyyseihin, palveluidemme kehittämiseen ja parantamiseen, riskienhallintaan sekä tilastointiin. Lisäksi voimme ottaa sinuun yhteyttä tai lähettää tarjouksia ja vinkkejä.
4.1 Oikeudellisiin ongelmiin liittyvät kysymykset ja niiden vastaukset verkkosivulla
Henkilötietojen tyyppi
Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja yritystiedot.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kun annat meille yhteystietosi, keräämme ja tallennamme ne, jotta voimme vastata kysymykseesi verkossa, hoitaa mahdollisen myöhemmän ajanvarauksen Administer Group Services Oy:n (”AGS”) juristien kanssa, käsitellä asiakaspalvelutilanteita sekä lähettää tarjouksia ja vinkkejä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää kanssasi tehdyn sopimuksen ja tarjota neuvontapalveluamme sekä lähettää tarjouksia ja vinkkejä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen myös oikeutetun etumme toteuttamiseksi. Oikeutettu etumme liittyy oikeudellisiin ongelmiin esitettyjen kysymysten ja niihin annettujen vastausten julkaisemiseen verkkosivuillamme ja tähän liittyvään henkilötietojen keräämiseen ja tallentamiseen.
Säilytysaika
Henkilötietoja, jotka olet antanut kysymysten esittämisen yhteydessä, säilytetään 10 vuoden ajan. Legalbuddy.com-sivustolla julkaistut oikeudellisiin ongelmiin esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset anonymisoidaan, joten niitä ei poisteta määräajan jälkeen. Henkilötietoja, jotka on annettu sellaisten kysymysten yhteydessä, joihin ei ole vastattu tai joita ei ole julkaistu verkkosivustollamme, säilytetään 6 kuukauden ajan, ellei tänä aikana synny asiakassuhdetta tai ellet saa meiltä tänä aikana oikeudellista neuvontaa (ks. alla).
4.2 Sopimuspalvelut ja ladattavat aineistot
Henkilötietojen tyyppi
Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja yritystiedot.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Riippuen käyttämästäsi palvelutyypistä, meidän on käsiteltävä yllä mainittuja henkilötietoja sekä tarvittaessa muita tietoja, jotka ovat tarpeen palvelusopimuksen toteuttamiseksi, kuten kiinteistötunnus, tilinumero jne. Tarvittaessa käsittelemme myös muiden henkilöiden, kuten työntekijöiden, henkilötietoja esimerkiksi työsopimuspalvelun yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietojasi asiakassuhteemme hoitamiseksi sekä tuotteidemme ja palveluidemme tarjoamisen, käytön ja hallinnoinnin valmistelua ja toteuttamista varten – eli täyttääksemme kanssasi tehdyn sopimuksen.
Säilytysaika
Henkilötiedot, jotka on annettu sopimuspalveluidemme ja ladattavien aineistojen käytön yhteydessä, poistetaan 6 kuukauden kuluttua, ellei AGS:n ja sinun välillesi ole muodostunut asiakassuhdetta. Asiakassuhde katsotaan syntyneeksi, kun AGS:n tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvan yhtiön kanssa on ollut yhteydenpitoa sähköpostitse, puhelimitse tai videoyhteyden kautta.
Mikäli asiakassuhde syntyy, mutta et saa meiltä oikeudellista neuvontaa tai luo tuotetta, henkilötietojasi säilytetään 24 kuukauden ajan. Jos saat meiltä oikeudellista neuvontaa, tietojasi säilytetään 10 vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä lukien.
4.3 Kommentit ja asiakastyytyväisyys
Henkilötietojen tyyppi
Nimi, sähköpostiosoite ja yrityksen nimi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme tietoja, kun annat asiakaspalautetta, kirjoitat kommentteja julkaisuihimme tai muuten osallistut kanssamme vuorovaikutukseen digitaalisissa kanavissamme. Näitä kerättyjä tietoja käytetään palveluidemme, sivujemme ja tarjontamme kehittämiseen ja parantamiseen. Asiakaspalautteet julkaistaan verkkosivustollamme etu- ja sukunimen sekä yrityksen nimen kanssa.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely on tarpeen meidän ja käyttäjiemme oikeutetun edun toteuttamiseksi, jotta voimme arvioida ja kehittää AGS:n palveluita ja järjestelmiä.
Säilytysaika
Säilytämme henkilötietojasi enintään kahden vuoden ajan siitä, kun olet rekisteröinyt ne meille.
4.4 Webinaarit ja digitaaliset koulutukset
Henkilötietojen tyyppi
Nimi, sähköpostiosoite, esiintyminen kuvassa/videolla sekä yrityksen nimi (soveltuvin osin)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme henkilötietoja, kun ilmoittaudut ja osallistut webinaareihimme tai olet vuorovaikutuksessa digitaalisissa kanavissamme. Tietoja käytetään palveluidemme parantamiseen, sisällön kehittämiseen ja webinaaritallenteen välittämiseen jälkikäteen. Osallistumisesi on täysin vapaaehtoista, ja voit milloin tahansa keskeyttää osallistumisesi tai kytkeä videosi/kamerasi pois päältä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota digitaalisia koulutuksia ja webinaareja. Käsittelemme henkilötietojasi myös täyttääksemme sopimuksen kanssasi digitaalisten koulutusten ja webinaarien tarjoamisesta. Lisäksi henkilötietojen käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi henkilötietojen tallentamiseksi, hallinnoimiseksi ja digitaalisten koulutusten jakamiseksi verkkosivustomme tai Teamsin kautta.
Säilytysaika
Säilytämme henkilötietojasi enintään kaksi vuotta siitä, kun olet rekisteröitynyt tai toimittanut tiedot meille. Voit koska tahansa ottaa meihin yhteyttä pyytääksesi tietojesi poistamista aiemmin, mikäli se on mahdollista. (Huomioithan kuitenkin, että meillä ei tällä hetkellä ole teknisiä mahdollisuuksia poistaa kuvaasi tai muita henkilötietoja webinaaritallenteesta jälkikäteen. Mikäli et halua näkyä kuvassa, sulje kamerasi webinaarin ajaksi.)
5. Mistä saamme tietosi?
Sen lisäksi, että annat meille itse tietojasi tai että keräämme niitä palveluidemme käytön perusteella, voimme myös hankkia henkilötietoja julkisista rekistereistä, jotta voimme varmistaa, että meillä on oikeat osoitetiedot sinusta.
6. Kenelle tietojasi voidaan luovuttaa?
Voimme jakaa henkilötietojasi Administer-konserniin kuuluvien yhtiöiden tai yhteistyökumppaneidemme kanssa. Kun henkilötietoja jaetaan yhteistyökumppaneillemme, tulee yhteistyökumppanista puolestaan rekisterinpitäjä henkilötietojen jatkokäsittelylle.
Tietojen jakaminen voi tapahtua myös lakisääteisten velvoitteiden tai säädösten noudattamiseksi, esimerkiksi työntekijöiden taustojen tarkistamisen yhteydessä rikosrekisteristä.
7. Tietojen siirto Euroopan Unionin / Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Administer voi siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle käyttäessään ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen säilytyksessä osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tietojen siirrot toteutetaan tällöin turvallisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Administer huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muita vastaavia suojamekanismeja.
8. Mitä oikeuksia sinulla on?
Yhtiön tavoitteena on varmistaa, että kaikki käsittelemämme tieto on oikeellista. Tämä koskee luonnollisesti myös keräämiämme henkilötietoja. Mikäli jokin tieto osoittautuu virheelliseksi, se oikaistaan viipymättä. Sinulla on oikeus saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin, joita käsittelemme. Lisäksi sinulla on lain sallimissa rajoissa oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisua, käsittelyn rajoittamista tai sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista.
Sinulla on myös oikeus vastustaa sellaista henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Lisäksi tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Huomioithan, että saadessamme pyynnön oikeuksiesi käyttämisestä, saatamme pyytää sinulta lisätietoja varmistaaksemme pyynnön tehokkaan käsittelyn ja sen, että tiedot toimitetaan oikealle henkilölle. Meillä on oikeus kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta esimerkiksi silloin, kun meillä on laillinen velvoite, joka estää meitä täyttämästä pyyntöäsi
9. Yhteystiedot
Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää suorittamastamme henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä: [email protected]
10. Jos olet tyytymätön
Jos katsot, että emme ole huolehtineet henkilötiedoistasi tai oikeuksistasi asianmukaisesti, voit olla yhteydessä tietosuojaviranomaiseen. Suomessa voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löytyvät osoitteesta: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot
11. Tietosuojaselosteen päivitykset
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Voit tarkistaa tietosuojaselosteen tilan tämän asiakirjan yläreunassa olevasta versionhallinnasta ja päiväyksestä.
12. Linkit muihin sivustoihin
Huomioithan, että tällä verkkosivustolla mahdollisesti olevat linkit ulkopuolisille verkkosivustoille voivat ohjata sinut sivustoille, joilla sovelletaan erilaisia tietosuojakäytäntöjä kuin mitä tässä asiakirjassa on esitetty.